Een factuur voor finance: lees de pdf, signaleer de afwijking, betaal hem niet
Door Team Two · Laatst bijgewerkt 23 september 2026 · 1 min lezen
Dit is een voorbeeld, geen klantverhaal en geen gemeten resultaat.
Er komt een pdf van een leverancier binnen in #ap-inbox. Het onderwerp is een factuur van maart voor magazijnlabels. De inkooporders staan in een spreadsheet die de finance-agent mag lezen. Niets in deze opzet mag geld overmaken.
Wat ‘overeenkomen’ hier betekent
De agent leest de pdf uit: leverancier, factuurnummer, datum, regels, totaal, valuta. Hij leest het overzicht van inkooporders en zoekt naar dezelfde leverancier en een PO-nummer. Eén regel op de factuur, een spoedtoeslag, staat niet op de inkooporder.
Er zit geen apart product voor crediteurenadministratie in Team Two. De vergelijking gebeurt met de bestanden die u de agent hebt gegeven. Is het inkooporderoverzicht verouderd, dan is de signalering dat ook. De agent vermeldt welk bestand hij heeft gebruikt.
De notitie waar finance echt op zit te wachten
In #ap-inbox plaatst hij: factuurnummer, totaal, de inkooporder waarmee het overeenkwam, de regel met de spoedtoeslag die niet overeenkwam, en een aanbeveling van één regel om die regel aan te houden. Het onkostenbeleid in de kennisbank zegt dat toeslagen boven een vastgesteld bedrag een bij naam genoemde goedkeurder nodig hebben. De notitie noemt die regel en stopt daar.
Hij mailt de leverancier niet. Hij markeert de factuur niet als betaald. Een conceptantwoord, als u daarom vraagt, wacht op goedkeuring, net als elke andere e-mail aan een klant of leverancier.
De persoon die ja kan zeggen
De verantwoordelijke voor crediteuren accepteert de overeenkomende regels en stuurt de spoedtoeslag terug naar de inkoper. Die beslissing is de stap voor menselijke input, of die nu in Slack gebeurt of in een workflow. Zie Workflows die wachten op een persoon.
Veelgestelde vragen
Kan hij een stapel bonnetjes lezen?+
Ja. Het uitlezen van Excel, PDF, Word en PowerPoint is ingebouwd. Categoriseer volgens het beleid dat u hebt geüpload en stuur de uitschieters naar een persoon.
Logt hij in bij de bank?+
Nee. Geef hem geen weg naar betalingen. De taak eindigt bij de lijst met uitzonderingen.
